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Die Verwaltung der gemeinsamen Nutzung einer Ressource (Kampagne, Liste, Formular, Landingpage) erfolgt in den Einstellungen dieser Ressource, beispielsweise bei einer Kampagne im Bereich "Wer kann auf diese Kampagne zugreifen?"
Anmerkung: die Bezeichnung dieses Bereichs variiert je nach Art der betreffenden Ressource: wenn es sich um eine Kontaktliste handelt, heißt der Bereich "Wer kann auf diese Liste zugreifen?" usw.
Dieses Einstellungsfenster einer Ressource wird direkt beim Anlegen dieser angezeigt. Es ist anschließend möglich, das Fenster "Einstellungen" einer Ressource über das Kontextmenü der jeweiligen Ressource wieder zu öffnen.
Je nachdem, ob Ihre Rolle "Benutzer", "Administrator" oder "Besitzer" ist, und je nach den Ihnen zugeteilten Rechten haben Sie die Möglichkeit, die Freigabe einer Ressource zu konfigurieren (oder nicht), unabhängig davon, ob Sie der Ersteller sind oder nicht.
Benutzer
Standardmäßig hat ein Benutzer Zugriff auf alle Ressourcen (Kampagnen, Listen, Vorlagen, Formulare etc.) der Gruppe, zu der er gehört.
Wenn ein Benutzer eine neue Ressource anlegt, teilt er sie mit allen Benutzern der Gruppe, zu der er gehört. Er kann den Zugriff auf seine Ressource nicht für einen Benutzer seiner Gruppe einschränken. Er kann den Bereich "Wer kann auf diese Kampagne zugreifen?" nicht ändern, denn er sieht ihn nicht.
Ein Benutzer kann jedoch seine Kampagne mit einer anderen Gruppe teilen, wenn (und nur dann, wenn) ihm das Recht auf "Mit anderen Gruppen teilen" vom Administrator des Accounts gegeben worden ist. Dieses Recht kann ihm über das Menü "Rechte verwalten" auf seinem Benutzer-Datenblatt gegeben werden.
Administratoren
Die Administratoren (sowie der Besitzer des Accounts) haben Zugriff auf alle von allen Benutzern angelegten Elemente, gleichgültig welcher Gruppe sie angehören.
Wenn der Administrator (oder der Besitzer des Accounts) eine Ressource anlegt, hat er die Möglichkeit, die Freigabe für einen oder mehrere Benutzer oder eine oder mehrere Benutzergruppen zu deaktivieren.
Diese Freigabeverwaltung erfolgt, wie bereits zuvor erwähnt, im Einstellungsfenster der betreffenden Ressource im Abschnitt "Wer kann auf diese [Ressource] zugreifen?"
Es gibt einen bedeutenden Unterschied zwischen dem Teilen einer Ressource mit einer Gruppe und dem Teilen einer Ressource mit mehreren Benutzern einer Gruppe.
- Teilen mit einer Gruppe: wenn ein Administrator beschließt, seine Ressource mit einer Gruppe von Benutzern zu teilen (Checkbox der Gruppe markiert), haben nicht nur alle aktuellen Benutzer der Gruppe Zugriff auf diese Ressource, sondern auch die zukünftigen Benutzer, die zu dieser Gruppe hinzugefügt werden.
Im folgenden Beispiel beschließt der Administrator, seine Kampagne mit der Gruppe "Marketing-Team" zu teilen. Alle Benutzer dieser Gruppe haben also Zugriff auf diese Kampagne, ebenso alle zukünftigen Benutzer, die zu der Gruppe "Marketing-Team" hinzugefügt werden. Es ist nicht möglich, einen oder mehrere Benutzer der Gruppe abzuwählen, denn die Gruppe ist als Ganzes ausgewählt worden. - Teilen mit einer Auswahl von Benutzern: ein Administrator kann festlegen, eine Ressource nicht mit einer Gruppe zu teilen (Checkbox der Gruppe abgewählt), sondern nur mit einer Auswahl von Benutzern aus dieser Gruppe. In diesem präzisen Fall haben nur die aus dieser (diesen) Gruppe(n) ausgewählten Benutzer Zugriff auf die Ressource. Eventuelle neue Mitglieder der Gruppe haben keinen Zugriff auf die Ressource, da die Gruppe zugunsten einer Auswahl von Benutzern dieser Gruppe abgewählt worden ist.
Im folgenden Beispiel hat nur "Benutzer 1" der Gruppe "Marketing-Team" Zugriff auf die Kampagne. Wenn neue Benutzer zu der Gruppe "Marketing-Team" kommen, haben sie keinen Zugriff auf die Kampagne. Der Administrator kann ihnen jedoch Zugriff erteilen, indem er zu dem Fenster "Einstellungen" der Kampagne zurückgeht und die betreffenden Benutzer manuell auswählt.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Teilen einer Ressource mit einer Gruppe mehr Flexibilität bietet, da alle Benutzer der Gruppe (aktuelle wie zukünftige) Zugriff auf diese Ressource haben. Das Teilen einer Ressource mit einer Auswahl von Benutzern bietet hingegen eine bessere Kontrolle der Zugriffe auf diese Ressource.
Es steht dem Administrator frei zu entscheiden, welche Freigabemethode seinen Bedürfnissen am besten entspricht, da sie für jede der Ressourcen in seinem Konto unterschiedlich sein kann.