Consulte o vídeo relacionado a este capítulo:
A gestão de partilha de um recurso (campanha, lista, formulário, página de destino) é feita ao nível das propriedades desse recurso, na seção "Quem pode aceder a esta campanha?"
Nota: o título da seção varia de acordo com o tipo de recurso em questão. Se for uma lista de contactos, a seção será denominada "Quem pode aceder a esta lista?", e assim por diante.
A janela "Propriedades" de um recurso é exibida quando é criada. É possível reabrir a janela "Propriedades" de um recurso no menu contextual associado a cada uma delas.
Dependendo da sua função de "Usuário", "Administrador" ou "Proprietário", e dependendo dos direitos que lhe foram atribuídos, você poderá definir (ou não) a partilha de um recurso, quer este tenha sido criado por você ou não.
Usuários
Por padrão, um usuário tem acesso a todos os recursos (campanhas, listas, modelos, formulários, etc.) do grupo ao qual pertence. Quando um usuário cria um novo recurso, ele partilha-o com todos os usuários do grupo ao qual pertence. Ele não pode restringir o acesso ao seu recurso para outro usuário no mesmo grupo. Ele não pode editar a seção "Quem tem acesso a esta campanha?" porque não a vê. Um usuário pode, no entanto, partilhar a sua campanha com outro grupo diferente do seu se (e somente se) o direito "partilhar com outros grupos" lhe tiver sido concedido pelo administrador da conta. Este direito pode ser-lhe atribuído através do menu "Gerir Direitos" no seu registo de usuário.
Administradores
Os administradores (assim como o proprietário da conta) têm acesso a todos os itens criados por todos os usuários, independentemente do grupo ao qual pertencem.
Quando o administrador (ou o proprietário da conta) cria um recurso, ele tem a opção de remover a partilha com um ou mais usuários ou um ou mais grupos de usuários.
Essa gestão de partilha é feita na janela de propriedades do recurso em questão, na seção "Quem pode aceder a este [recurso]?" :
Há uma diferença significativa entre partilhar um recurso com um grupo e partilhar um recurso com vários usuários num grupo.
- Partilhando com um grupo: Quando um administrador escolhe partilhar o seu recurso com um grupo de usuários (caixa do grupo marcado), não só todos os usuários atuais do grupo terão acesso a este recurso, mas também os futuros usuários que serão adicionados a este grupo.
No exemplo abaixo, o administrador escolheu partilhar a sua campanha com o grupo "Equipa de marketing". Todos os usuários desse grupo terão acesso a essa campanha, além de futuros usuários que serão adicionados ao grupo "Equipa de marketing". Não é possível desmarcar um ou mais usuários no grupo porque o grupo inteiro está selecionado.
- Partilhando com uma seleção de usuários: Um administrador pode optar por não compartilhar um recurso com um grupo (caixa de grupo removida), mas somente com uma seleção de usuários desse grupo. Nesse caso, apenas os usuários selecionados no (s) grupo (s) de sua escolha terão acesso ao recurso. Potenciais novos membros de um grupo não terão acesso ao recurso, pois o grupo terá sido removido para se marcar uma seleção de usuários desse grupo.
No caso em baixo, apenas "Usuário 1" terá acesso à campanha. Se novos usuários ingressarem no grupo "Equipa de marketing", eles não terão acesso à campanha. O administrador pode, no entanto, conceder-lhes acesso, voltando à janela "Propriedades" da campanha e selecionando-os manualmente.
Em resumo, partilhar um recurso com um grupo fornece mais flexibilidade, pois todos os usuários do grupo (atual e futuro) têm acesso a esse recurso.
Partilhar um recurso com uma seleção de usuários oferece um melhor controlo de acesso a esse recurso. O administrador é livre para decidir qual método de partilha melhor atende às suas necessidades, o que pode ser diferente para cada recurso na sua conta.