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La gestión del uso compartido de un recurso (campaña, lista, formulario, página de destino) se realiza en las propiedades del mismo, en la sección "¿Quién puede acceder a esta campaña?
Nota: el título de la sección varía según el tipo de recurso: si se trata de una lista de contactos, la sección se llamará "¿Quién puede acceder a esta lista?
La ventana "Propiedades" de un recurso se muestra al crearlo.
Es posible volver a abrir la ventana "Propiedades" de un recurso desde el menú contextual asociado a cada uno.
Dependiendo de si su función es "Usuario", "Administrador" o "Propietario", y según los derechos que se te hayan asignado, podrás configurar (o no) el uso compartido de un recurso, independientemente de que seas tú el creador o no.
Usuarios del sitio
Por defecto, un usuario tiene acceso a todos los recursos (campañas, listas, plantillas, formularios, etc.) del grupo al que pertenece.
Cuando un usuario crea un nuevo recurso, lo comparte con todos los usuarios del grupo al que pertenece. No puede restringir el acceso de su recurso a otros usuarios del mismo grupo. No puede cambiar la sección "Quién tiene acceso a esta campaña" porque no la ve.
Sin embargo, un usuario puede compartir su campaña con otro grupo si (y sólo si) el derecho a "Compartir con otros grupos" le ha sido concedido por el administrador de la cuenta. Este derecho se puede asignar a través del menú "Gestionar derechos" que se encuentra en tu fichero de usuario.
Administradores
Los administradores (así como el propietario de la cuenta) tienen acceso a todos los elementos creados por todos los usuarios, independientemente del grupo al que pertenezcan.
Cuando el administrador (o propietario de la cuenta) crea un recurso, tiene la posibilidad de desmarcar el uso compartido con uno o más usuarios, o con uno o más grupos de usuarios.
Esta gestión compartida se realiza en la ventana de propiedades del recurso en cuestión, en el apartado "¿Quién puede acceder a este[recurso]? :
Hay una diferencia importante entre compartir un recurso con un grupo y compartir un recurso con múltiples usuarios en un grupo.
- Compartir con un grupo: cuando un administrador decide compartir su recurso con un grupo de usuarios (casilla de grupo marcada) no sólo todos los usuarios actuales del grupo tendrán acceso a este recurso, sino también los futuros usuarios que se añadan.
En el siguiente ejemplo, el administrador elige compartir su campaña con el grupo "Equipo de marketing". Todos los usuarios de este grupo tendrán acceso a esta campaña, así como los futuros usuarios que se incorporen al grupo "Equipo de marketing". No es posible desmarcar uno o más usuarios del grupo porque se ha seleccionado todo el grupo.
- Compartir con una selección de usuarios: un administrador puede elegir no compartir un recurso con un grupo (cuadro de grupo sin marcar), sino sólo con una selección de usuarios de ese grupo. En este caso, sólo los usuarios seleccionados en el grupo (s) elegido tendrán acceso al recurso. Los nuevos miembros potenciales de un grupo no podrán acceder al recurso ya que han sido deseleccionados de la selección de usuarios de ese grupo. En el siguiente caso, sólo el "Usuario 1" tendrá acceso a la campaña. Si los nuevos usuarios se unen al grupo "Equipo de Marketing", no tendrán acceso a ella.
Sin embargo, el administrador puede darles acceso desde la ventana "Propiedades" de la campaña y seleccionarlos manualmente.
En resumen, compartir un recurso con un grupo ofrece más flexibilidad, ya que todos los usuarios del grupo (actuales y futuros) tienen acceso a él. Compartir un recurso con una selección de usuarios proporciona un mejor control sobre su acceso.
El administrador es libre de decidir cuál método para compartir se adapta mejor a sus necesidades, ya que puede diferir para cada recurso de su cuenta.