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La gestion du partage d'une ressource (campagne, liste, formulaire, landing page) s'effectue au niveau des propriétés de cette ressource, dans la section "Qui peut accéder à cette campagne ?"
NB: l'intitulé de la section varie en fonction du type de ressource concerné: s'il s'agit d'une liste de contacts, la section se nommera "Qui peut accéder à cette liste ?" et ainsi de suite.
La fenêtre "Propriétés" d'une ressource s'affiche lors de la création de celle-ci. Il est possible de rouvrir la fenêtre "Propriétés" d'une ressource depuis le menu contextuel associé à chacune d'elle.
Selon si votre rôle est "Utilisateur", "Administrateur" ou "Propriétaire", et en fonction des droits qui vous ont été attribués, vous aurez la possibilité de paramétrer (ou non) le partage d'une ressource, que vous en soyez le créateur ou non.
Par défaut, un utilisateur a accès à toutes les ressources (campagnes, listes, modèles, formulaires etc.) du groupe auquel il appartient.
Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle ressource, il la partage avec l'ensemble des utilisateurs du groupe auquel il appartient. Il ne peut pas restreindre l'accès à sa ressource à un autre utilisateur du même groupe que le sien. Il ne peut pas modifier la section "Qui a accès à cette campagne ?" car il ne la voit pas.
Un utilisateur peut toutefois partager sa campagne avec un autre groupe que le sien si (et seulement si) le droit de "Partage avec d'autres groupes" lui a été octroyé par l'administrateur du compte. Ce droit peut lui être attribué via le menu "Gérer les droits" situé sur sa fiche utilisateur.
Les administrateurs (ainsi que le propriétaire du compte) ont accès à l'ensemble des éléments créés par tous les utilisateurs, quel que soit le groupe auquel ils appartiennent.
Lorsque l'administrateur (ou le propriétaire du compte) crée une ressource, il a la possibilité de décocher le partage avec un ou plusieurs utilisateurs, ou un ou plusieurs groupes d'utilisateurs.
Cette gestion du partage s'effectue sur la fenêtre de propriétés de la ressource en question, dans la section "Qui peut accéder à cette [ressource] ?" :
Il existe une différence importante entre le partage d'une ressource avec un groupe et le partage d'une ressource avec plusieurs utilisateurs d'un groupe.
En résumé, le partage d'une ressource avec un groupe offre davantage de flexibilité, car tous les utilisateurs du groupe (actuels comme futurs) ont accès à cette ressource. Le partage d'une ressource avec une sélection d'utilisateurs offre, quant à lui, une meilleur maîtrise des accès à cette ressource.
Libre à l'administrateur de décider quelle méthode de partage correspond le mieux à ses besoins, celle-ci pouvant différer pour chacune des ressources de son compte.
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