Partage de campagnes, listes, modèles et formulaires

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La gestion du partage d'une ressource (campagne, liste, formulaire, landing page) s'effectue au niveau des propriétés de cette ressource, dans la section "Qui peut accéder à cette campagne ?"

NB: l'intitulé de la section varie en fonction du type de ressource concerné: s'il s'agit d'une liste de contacts, la section se nommera "Qui peut accéder à cette liste ?" et ainsi de suite. 

La fenêtre "Propriétés" d'une ressource s'affiche lors de la création de celle-ci. Il est possible de rouvrir la fenêtre "Propriétés" d'une ressource depuis le menu contextuel associé à chacune d'elle.

Selon si votre rôle est "Utilisateur", "Administrateur" ou "Propriétaire", et en fonction des droits qui vous ont été attribués, vous aurez la possibilité de paramétrer (ou non) le partage d'une ressource, que vous en soyez le créateur ou non.

Utilisateurs

Par défaut, un utilisateur a accès à toutes les ressources (campagnes, listes, modèles, formulaires etc.) du groupe auquel il appartient.

Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle ressource, il la partage avec l'ensemble des utilisateurs du groupe auquel il appartient. Il ne peut pas restreindre l'accès à sa ressource à un autre utilisateur du même groupe que le sien. Il ne peut pas modifier la section "Qui a accès à cette campagne ?" car il ne la voit pas.

Un utilisateur peut toutefois partager sa campagne avec un autre groupe que le sien si (et seulement si) le droit de "Partage avec d'autres groupes" lui a été octroyé par l'administrateur du compte. Ce droit peut lui être attribué via le menu "Gérer les droits" situé sur sa fiche utilisateur.

Administrateurs

Les administrateurs (ainsi que le propriétaire du compte) ont accès à l'ensemble des éléments créés par tous les utilisateurs, quel que soit le groupe auquel ils appartiennent.

Lorsque l'administrateur (ou le propriétaire du compte) crée une ressource, il a la possibilité de décocher le partage avec un ou plusieurs utilisateurs, ou un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. 

 Cette gestion du partage s'effectue sur la fenêtre de propriétés de la ressource en question, dans la section "Qui peut accéder à cette [ressource] ?" :

Il existe une différence importante entre le partage d'une ressource avec un groupe et le partage d'une ressource avec plusieurs utilisateurs d'un groupe.

• Partage avec un groupe : lorsqu'un administrateur choisi de partager sa ressource avec un groupe d'utilisateurs (case du groupe cochée) non seulement l'ensemble des utilisateurs actuel du groupe auront accès à cette ressource, mais également les futurs utilisateurs qui seront ajoutés à ce groupe.
  
  Dans l'exemple ci-dessous, l'administrateur choisi de partager sa campagne avec le groupe "Marketing team". L'ensemble des utilisateurs de ce groupe aura donc accès à cette campagne, de même que les futurs utilisateurs qui seront ajoutés au groupe "Marketing team". Il n'est pas possible de décocher un ou plusieurs utilisateurs du groupe car c'est l'ensemble du groupe qui est sélectionné.
  
  
  
  

• Partage avec une sélection d'utilisateurs : un administrateur peut choisir de ne pas partager une ressource avec un groupe (case du groupe décochée), mais uniquement avec une sélection d'utilisateurs de ce groupe. Dans ce cas précis, seuls les utilisateurs sélectionnés dans le(s) groupe(s) de son choix auront accès à la ressource. Les éventuels nouveaux membres d'un groupe n'auront pas accès à la ressource puisque le groupe aura été décochée au profit d'une sélection d'utilisateurs de ce groupe.
  
  Dans le cas ci-dessous, seul "Utilisateur 1" aura accès à la campagne. Si de nouveaux utilisateurs rejoignent le groupe "Marketing Team", ceux-ci n'auront pas accès à la campagne. L'administrateur pourra toutefois leur donner accès en retournant sur la fenêtre de "Propriétés" de la campagne et en les sélectionnant manuellement
  
  
  
  

En résumé, le partage d'une ressource avec un groupe offre davantage de flexibilité, car tous les utilisateurs du groupe (actuels comme futurs) ont accès à cette ressource. Le partage d'une ressource avec une sélection d'utilisateurs offre, quant à lui, une meilleur maîtrise des accès à cette ressource.

Libre à  l'administrateur de décider quelle méthode de partage correspond le mieux à ses besoins, celle-ci pouvant différer pour chacune des ressources de son compte.