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Comment créer un formulaire d'invitation à un événement ?

Le formulaire « Invitation / Evenement » vous permet de créer un formulaire d'invitation à un événement.

Ce type de formulaire vous permettra, par exemple, de donner des indications sur votre événement (date, lieu, carte, présentation de l'événement...) de connaître le nombre d'invités qui seront présents à votre événement, ou encore d'envoyer des rappels automatiques (par email ou par SMS) avant la date de celui-ci. 

 

 

 

 

Lorsque vous choisissez de créer une invitation, une nouvelle fenêtre s’affiche pour:

  • nommer le formulaire
  • indiquer l’adresse de l’événement (facultatif) et générer une carte
  • informer de la date et de l’heure de l'événement
  • partager ce formulaire avec d'autres utilisateurs (facultatif).

 

 

  

 

Après validation, un choix de templates de formulaires pré-formatés vous est proposé : sélectionnez l'un de ces templates, ou cliquez sur "Partir de zéro" pour créer votre formulaire depuis zéro.

 

 

 

 

L'étape suivante consiste en la personnalisation de votre formulaire d'invitation. Que vous ayez sélectionné "Partir de zéro" à l'étape précédente, ou que vous soyez parti d'un template existant, vous avez la possibilité de modifier les champs de votre formulaire, les textes, ainsi que toute la mise en forme de la page (couleurs, bordures, type de champs, placeholders, etc.).  

Tout savoir sur l'utilisation du Formbuilder (l'éditeur de formulaire de Sarbacane Sunrise).

 

 

 

 

Une fois votre formulaire personnalisé comme bon vous semble, vous allez être redirigé vers l'étape de publication de celui-ci.

Vous pourrez alors sélectionner le domaine sur lequel vous souhaitez héberger votre formulaire dans la liste de vos domaines personnalisés. 

 

 

Dans le cas où vous ne disposez pas de domaine personnalisé, sélectionnez l'option "Non personnalisé" dans le menu déroulant. Vous obtiendrez alors un lien de formulaire générique de type "http://forms.sbd65.net".

Cliquez ensuite sur "Publier le formulaire". Un message d'avertissement vous demande alors de confirmer la publication de votre formulaire. Cliquez sur le bouton vert ("valider") pour confirmer la publication.

Une fois que la publication de votre formulaire a été confirmée, vous aurez accès à l'URL de votre formulaire afin de le consulter en ligne. Cela signifie que vous pouvez communiquer le lien de votre formulaire à vos invités afin qu'ils puissent remplir celui-ci.

 

 

 

 

Sarbacane vous simplifie la tache en vous permettant de "promouvoir l'événement" par email ou par SMS. Autrement dit, vous pouvez directement communiquer sur votre événement via une campagne emailing ou une campagne SMS afin de susciter des intéractions avec votre formulaire d'invitation.

 

 

Lorsque vous décidez de faire la promotion de votre événement par email ou par SMS, cela crée automatiquement une campagne emailing ou une campagne SMS portant le nom de votre formulaire. 

Le message de votre campagne comportera une partie pré-remplie avec un lien de redirection vers votre formulaire : bien entendu, vous aurez la liberté de modifier les contenus existants comme bon vous semble afin de créer une campagne qui correspond à vos attentes.

 

 

 

 

Sarbacane vous propose également de promouvoir votre formulaire sur les réseaux sociaux : cela a un intérêt dans le cas où votre événement est public et si vous souhaitez que tout le monde puisse s'y inscrire. Dans le cas où votre événement serait privé et où vous ne souhaitez convier qu'un nombre limité d'invités, privilégiez une communication ciblée par email ou par SMS, plutôt qu'une communication de masse sur les réseaux sociaux.

NB:  vous pouvez toutefois communiquer sur une audience ciblée via les réseaux sociaux. Dans ce cas nous vous conseillons de copier-coller l'URL de votre formulaire et de rédiger des "Posts" ciblés, sans passer par l'option "Partager votre formulaire sur les réseaux sociaux" qui consiste davantage en une communication de masse visible de l'ensemble de vos abonnés.

 

 

 

Une dernière option vous permet de prévoir un ou plusieurs rappels d'inscription. Cela consiste à programmer des envois d'emails ou de SMS de rappels avant votre événement. 

Par exemple, vous pouvez très bien prévoir un email de confirmation d'inscription juste après qu'un de vos invités a rempli votre formulaire, puis un SMS de rappel quelques jours avant la tenue de l'événément afin de maximiser la présence de vos invités inscrits et d'éviter les oublis.

Dans ce cas, une campagne automatique portant le nom de votre formulaire sera créée : vous pourrez alors définir avec précision le scénario et le timing d'envoi de vos messages (SMS ou email) ainsi que le contenu de chacun de ces messages.

 

 

 

Lorsque vos invités remplissent votre formulaire, une liste invisible est créée. Cela signifie que vous ne retrouverez pas cette liste dans vos listes de contacts, afin d'éviter que celle-ci puisse être modifiée par un utilisateur. 

Pour consulter les réponses à votre formulaire d'invitation, cliquez sur "Pages et formulaires" sur la page d'accueil de Sarbacane.

La liste de vos formulaires et Landing Pages apparaît. Un bouton "Consulter les réponses" s'affiche sur la ligne de votre formulaire : 

 

 

 

Cliquez sur ce bouton pour consulter la liste des réponses à votre formulaire.

 

 

Cette liste affiche la totalité des champs présents dans votre formulaire, avec la réponse saisie par le contact pour chacun d'eux.

 

Vous avez la possibilité de :

  • Trier par ordre croissant / décroissant les données de chaque colonne de cette liste.
  • Rechercher un contact grâce à la barre de recherche.
  • Exporter la liste des réponses dans un fichier CSV exploitable sur un tableur de type Microsoft Excel ou Google Sheet.
  • Créer une campagne  
  • Consulter les statistiques de présence : 

 

 

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