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Politique Vie Privée

Version en vigueur le 03/05/2022


Sarbacane Software, sise 3 Avenue Antoine Pinay, Parc d’activité des 4 vents à Hem (59510) - RCS Lille Métropole 509 568 598, agissant en qualité de responsable de traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après, ensemble, la « Réglementation »), accorde une grande importance à la protection des données personnelles.

Cette politique (ci-après la « Politique ») s'applique à tous les sites internet et services (ci-après les « Services ») proposés par Sarbacane Software (également désigné « Nous »). Tout produit ou service proposé par Sarbacane Software peut être éventuellement complété par des mentions spécifiques.

Par le biais de cette Politique, Nous souhaitons informer les utilisateurs de nos Services (également désignés « Vous ») des moyens mis en œuvre et des finalités poursuivies dans le cadre de la collecte de toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique (ci-après « Donnée(s) personnelle(s) »), conformément à la Règlementation, lorsque Nous agissons en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire lorsque Nous déterminons les finalités et les moyens du traitement.

Il est entendu qu’un traitement désigne toute opération (ou ensemble) portant sur des Données Personnelles, par n’importe quel procédé et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction (ci-après « Traitement »).

I. Quelles Données personnelles collectons-nous ?

En utilisant nos Services, Vous pouvez être amenés à Nous transmettre des Données personnelles, directement ou indirectement. Le caractère obligatoire ou facultatif des Données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à votre égard sont précisés lors de la collecte.

Ainsi, Nous collectons les Données personnelles que Vous Nous fournissez, les Données personnelles que Nous obtenons de sources tierces et celles que Nous obtenons par l’usage que Vous faites des Services.

Ainsi, sont susceptibles d’être collectées et traitées les Données personnelles suivantes et autres données :

  • • Vos Coordonnées (nom, prénom, fonction, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) ;
  • • Les historiques des transactions, commandes, Adresse IP de paiement ;
  • • Les coordonnées bancaires (dans le cadre prévu par la loi) ;
  • • Les identifiants des machines lors de l’usage de nos logiciels, adresse IP de connexion, log d’activités ;
  • • Les informations recueillies via les cookies ;
  • • Les données sur les performances de nos produits et les informations sur la façon dont Vous les utilisez ;
  • • Vos échanges avec Nous ;
  • • Les données recueillies dans le cadre de notre programme d’affiliation.

S’agissant des données recueillies auprès d’autres sources, Nous pouvons également obtenir vos coordonnées et autres informations personnelles auprès des sociétés du Groupe auquel Nous appartenons et d’autres parties tierces, y compris des entreprises avec lesquelles nous offrons des services communs et qui nous garantissent avoir obtenu vos données licitement ; et/ou des sources accessibles publiquement et/ou auprès des fournisseurs de données de la part desquels nous obtenons des données.

II. Sur quelle base légale vos Données personnelles sont-elles collectées ?

Nous collectons et traitons Vos Données personnelles dans le cadre des bases légales suivantes :

  • • L’exécution de nos relations contractuelles. La non-fourniture de celles-ci aurait pour conséquence une impossibilité ou une difficulté de réaliser les services liés à nos produits ;
  • • La nécessité de répondre à une obligation légale ;
  • • Notre intérêt légitime afin de vous assurer la meilleure qualité de service possible ;
  • • Votre consentement exprès au Traitement de vos Données personnelles. Ce consentement peut être retiré à tout moment et facilement ;

III. Pour quelles raisons vos Données personnelles sont-elles collectées ?

Nous sommes amenés à traiter vos Données Personnelles pour les finalités suivantes :

  • • La gestion de notre relation commerciale (création du compte client, commandes, règlements, etc.) ;
  • • Le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service assistance ;
  • • L’évaluation et l’amélioration de la qualité de nos produits, services et sites Web avec notamment, l’élaboration de statistiques commerciales ; la gestion d'opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l'enrichissement et la déduplication) ;
  • • La réalisation d'opérations de sollicitations ;
  • • L’envoi des newsletters, lettres d’information et offres promotionnelles par courrier électronique ou sms, pour Vous tenir informés des nouveautés ;
  • • La gestion des candidatures aux fins de recrutement ;
  • • L'organisation de jeux-concours ;
  • • La gestion de l’exercice de vos droits au regard des règles sur la protection des Données Personnelles ;
  • • La gestion des éventuels litiges ;
  • • L’exécution et le respect de l’ensemble de nos éléments contractuels ;
  • • Le respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

IV. Qui sont les destinataires de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont traitées par Nous, mais Nous pouvons également être amené à partager vos Données personnelles (i) avec différents services appropriés des sociétés du Groupe Sarbacane auquel Nous appartenons (ii) et/ou avec des prestataires externes, dûment autorisés. Les services de notre Groupe et nos sous-traitants externes interviennent sur nos instructions et dans les strictes limites de leurs missions (Ex : pour traiter votre paiement ou encore pour établir la facturation). Dans ce cadre, vos Données personnelles ne sont ni vendues, ni louées à des tiers.

Lorsque ces prestataires utilisent des serveurs en dehors de l’UE, Nous avons pris soin de conclure avec elles des contrats sur la protection des Données personnelles et notamment les clauses types de la Commission Européenne pour encadrer le transfert des données personnelles. C’est par exemple le cas avec la société Freshworks Inc – USA, Outil que Nous utilisons dans le cadre de votre accompagnement et notamment l’assistance, de la relation clientèle ou commerciale.

Dans tous les cas, Nous veillons à ce que les personnes autorisées à traiter vos Données personnelles (personnel, partenaires, sous-traitant, etc.) s’engagent à respecter la confidentialité des Données personnelles ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité. Ainsi, Nous veillons notamment à ce que nos salariés pouvant accéder à vos Données personnelles dans le cadre de leurs missions soient sensibilisés à la protection des Données personnelles.

V. Comment vos Données personnelles sont-elles sécurisées ?

Dans le cadre de notre obligation de moyens, Nous Vous informons prendre, compte tenu de l’état de la technique, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données personnelles et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

De plus, Nous nous engageons à conserver la confidentialité des Données personnelles, à ne pas les divulguer, sous quelle que forme que ce soit, sauf (i) pour les besoins de l’exécution des Services et des finalités des Traitements ; (ii) en application d’une disposition légale ou réglementaire ; (iii) pour répondre aux demandes des communications des autorités judiciaires et/ou administratives ; (iv) pour faire valoir nos droits ou ceux de nos partenaires et tiers (iv) avec votre accord préalable ou votre demande.

VI. Combien de temps vos Données personnelles sont-elles conservées ?

Nous conservons vos Données personnelles le temps nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Nous conservons également vos Données personnelles pendant la durée de conservation prévue par la législation notamment en matière civile et commerciale.

Par exemple, les Données personnelles nécessaires à la prospection commerciale, notamment nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, téléphones sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale. Si vous êtes prospect, vos Données personnelles sont conservées pendant maximum trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif avec Vous.

De même, à titre d’exemple, si Vous êtes candidat à un recrutement, en cas d’issue négative à votre candidature et si Vous ne demandez pas la destruction de votre dossier, vos Données personnelles sont conservées au maximum deux ans après le dernier contact. Seul votre accord formel permet une conservation plus longue.

VII. Quels sont vos droits sur vos Données personnelles ?

Conformément à la Réglementation, Vous bénéficiez des droits suivants :

  • • D'un droit d'accès à vos Données personnelles ;
  • • D’un droit de rectification de vos Données personnelles dans le cas où elles seraient inexactes ;
  • • D’un droit à l’effacement de vos Données personnelles dans certains cas ;
  • • D’un droit à une limitation du Traitement de vos Données personnelles et du droit à la portabilité de vos Données personnelles, dans les limites fixées par la réglementation applicable ;
  • • Du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le Traitement est fondé sur celui-ci ;
  • • D’un droit d’opposition au Traitement de vos Données personnelles ;
  • • Du droit de définir les directives relatives au sort de vos Données personnelles après votre décès. En l’absence de ces dernières, vos héritiers peuvent exercer leur droit sur vos Données personnelles.

Ces droits peuvent être exercés en Nous contactant à l'adresse électronique suivante : vieprivee@sarbacane.com

Vous avez également le droit d’exercer une réclamation auprès des autorités de contrôle et notamment de la Commission Nationale Informatique et Liberté en vous rendant sur ce lien : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/

VIII. Comment Nous contacter ?

Vous pouvez Nous contacter à l’adresse électronique suivante : vieprivee@sarbacane.com

Ou contacter directement notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante dpo@sarbacane.com

IX. Comment cette Politique peut-elle être modifiée ?

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique, afin de nous conformer aux évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, ou techniques.

Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à cette Politique.

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