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Charte relative à la protection de vos données à caractère personnel

Version applicable à compter du 25 mai 2018


Sarbacane Software accorde une grande importance à la protection des données personnelles.

Cette charte s'applique à tous les services proposés par Sarbacane Software (« Nous »). Tout produit ou service proposé par Sarbacane Software peut être éventuellement complété par des règles spécifiques.

Cette charte peut être modifiée à tout moment pour notamment répondre aux évolutions légales, réglementaires et techniques.

Par le biais de cette charte, nous souhaitons informer nos clients et prospects (« Vous ») des moyens mis en œuvre et des finalités poursuivies dans le cadre de la collecte de vos données personnelles, conformément à la réglementation en vigueur, lorsque nous agissons en qualité de responsable de traitement. C’est notamment le cas, lorsque Nous traitons les coordonnées personne physique d’un interlocuteur de votre entreprise, lorsque Vous nous contactez à des fins de support ou d’assistance ou lorsque Vous naviguez sur nos Sites internet ou encore lorsque Vous utilisez nos formulaires pour nous contacter.

Lorsque nous traitons des données personnelles pour votre compte et sur vos instructions, nous agissons en qualité de sous-traitant. C’est notamment le cas lorsque nous traitons vos bases de destinataires de campagnes. Cette relation est régie par un accord, disponible sur le site internet, complétant les conditions générales, conformément à l’article 28.3 du GDPR.

1. Quelques définitions

Dans le cadre du présent document, Nous entendons par :

Donnée Personnelle

Une Donnée Personnelle désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, que Sarbacane Software traite en qualité de Responsable de Traitement.

Responsable de Traitement

Désigne Sarbacane Software. Le Responsable de Traitement désigne toute personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-Traitant

Le Sous-Traitant désigne toute personne qui traite des Données Personnelles pour le compte d’un Responsable de traitement et sur instruction de celui-ci. Le Sous-Traitant doit pouvoir présenter les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour justifier de la protection des Données Personnelles.

Traitement

Un Traitement désigne toute opération (ou ensemble) portant sur des Données Personnelles, par n’importe quel procédé et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

2. Mesures pour la protection de vos Données Personnelles

Identité du Responsable de traitement

Le Responsable de traitement est :

Sarbacane Software SAS, 3 Avenue Antoine Pinay, Parc d’activités des 4 vents, 59510 HEM, RCS Lille Métropole 509 568 598, représentée par la SASU KALOMA CAPITAL en sa qualité de Président.

La collecte et le Traitement des Données Personnelles effectués par Sarbacane Software sont régis par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

- Nous sommes transparents :

Toutes les Données Personnelles Vous concernant sont collectées directement auprès de Vous.

Base légale des Traitements

La collecte de vos Données Personnelles a pour base légale :

- L’exécution de nos relations contractuelles. La non-fourniture de celles-ci aurait pour conséquence une impossibilité ou une difficulté de réaliser les Services ;

- Notre intérêt légitime de Vous assurer la meilleure qualité de service possible ;

- Quand cela est nécessaire, votre consentement est demandé. Ce consentement peut être retiré à tout moment et facilement ;

- Pour répondre à toute obligation légale.

Finalités

Nous sommes amenés à traiter vos Données Personnelles pour les finalités suivantes : -la création de votre compte client ; -la gestion de vos commandes et du règlement ; -gérer vos abonnements et prestations ; - le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service assistance ; -évaluer et améliorer la qualité de nos produits, services et sites Web avec notamment, l’élaboration de statistiques commerciales ; la gestion d'opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l'enrichissement et la déduplication) ; - la réalisation d'opérations de sollicitations ; Vous envoyer les newsletters, lettres d’information et offres promotionnelles par courrier électronique ou sms, pour Vous tenir informés des nouveautés ; l'organisation de jeux-concours ; - la gestion de l’exercice de vos droits au regard des règles sur la protection des Données Personnelles ; - la gestion des impayés et du contentieux ; - faire valoir nos droits ; veiller au respect des conditions générales, de la politique antispam, ainsi qu’aux lois et règlements ; - respecter les règles légales.

Type de Données Personnelles

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données Personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à votre égard sont précisés lors de la collecte.

Nous sommes susceptibles de collecter vos Données Personnelles suivantes et autres données : -Vos Coordonnées (nom, prénom, fonction, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) ; - les historiques des transactions, commandes, Adresse IP de paiement ; - les coordonnées bancaires (dans le cadre prévu par la loi.) ; - les identifiants des machines lors de l’usage de nos logiciels, adresse IP de connexion, log d’activités ; - les informations recueillies via les cookies ; - les données sur les performances de nos produits et les informations sur la façon dont Vous les utilisez ; - vos échanges avec Nous ; -les données recueillies dans le cadre de notre programme d’affiliation.

- Nous conservons vos Données Personnelles, le temps nécessaire :

Nous conservons vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Nous conservons également vos Données Personnelles pendant la durée de conservation prévue par la législation notamment en matière civile et commerciale.

Les données nécessaires à la prospection commerciale, notamment nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, téléphones sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale. Si vous êtes prospect, vos données sont conservées pendant maximum 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact avec Vous.

- Vos Données Personnelles sont confidentielles :

Vos Données Personnelles ne sont ni vendues, ni louées à des tiers.

Sarbacane Software s’engage à conserver la confidentialité des Données personnelles, à ne pas les divulguer, sous quelle que forme que ce soit, sauf (i) pour les besoins de l’exécution des Services et des finalités des Traitements ; (ii) en application d’une disposition légale ou réglementaire ; (iii) pour répondre aux demandes des communications des autorités judiciaires et/ou administratives ; (iv) pour faire valoir nos droits ou ceux de nos partenaires et tiers (iv) avec votre accord préalable ou votre demande.

Nous avons recours à des prestations fournies par des sociétés spécialisées, notamment nos soustraitants, dont la liste peut vous être communiquée en contactant notre DPO. Lorsque ces sociétés utilisent des serveurs en dehors de l’UE, nous avons pris soin de conclure avec elles des contrats sur la protection des données personnelles et notamment les clauses types de la Commission Européenne pour encadrer le transfert des données personnelles. C’est par exemple le cas avec la société Freshworks Inc – USA, Outil que nous utilisons dans le cadre de l’assistance (Formulaire par e-mail et live chat).

Dans tous les cas, Sarbacane Software veille à ce que les personnes autorisées à traiter vos Données personnelles (personnel, partenaires, sous-traitant, etc.) s’engagent à respecter la confidentialité des Données personnelles ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

- Vos Données Personnelles sont sécurisées :

Dans le cadre de notre obligation de moyens, Nous vous informons prendre, compte tenu de l’état de la technique, des mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

- Nous respectons vos droits :

Conformément au GDPR et autres règles, Vous bénéficiez des droits suivants :

-D'un droit d'accès à vos Données Personnelles (article 15 du GDPR) ;

-D’un droit de rectification de vos Données Personnelles dans le cas où elles seraient inexactes (article 16 du GDPR) ;

-D’un droit à l’effacement de vos Données Personnelles (article 17 du GDPR) dans certains cas ;

-D’un droit à une limitation du Traitement de Vos Données Personnelles (article 18 du GDPR) et du droit à la portabilité de vos Données (article 20 du GDPR), dans les limites fixées par la réglementation applicable ;

-Du droit de retirer Votre consentement à tout moment lorsque le Traitement est fondé sur celuici (article 13 du GDPR) ;

-D’un droit d’opposition au Traitement de vos Données Personnelles (article 21 du GDPR) ;

-Du droit de définir les directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès. En l’absence de ces dernières, vos héritiers peuvent exercer leur droit sur vos Données Personnelles.

Ces droits peuvent être exercés à l'appui d'une pièce d'identité en Nous contactant à l'adresse électronique suivante : vieprivee@sarbacane.com

Vous avez également le droit d’exercer une réclamation auprès des autorités de contrôle et notamment de la Commission Nationale Informatique et Liberté en vous rendant sur ce lien : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/

Vous pouvez nous contacter à tout moment – Coordonnées de notre DPO :

Vous pouvez Nous contacter à l’adresse électronique suivante : vieprivee@sarbacane.com

Ou contacter directement notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante dpo@sarbacane.com

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